展会基本信息：名称、日期、地点与展位号
咨询展位设计搭建服务前，最基础的工作是整理展会基本信息。展会名称、举办日期、具体地点、展位面积和展位号这五项数据，是服务商启动项目的前提。例如，不同展馆的限高、地面承重、电力接口位置不同，直接影响设计方案；展位面积决定了布局可能性，标准展位或特装展位的选择也由此确定。提前准备好这些信息，能让初次沟通直接进入技术讨论，而不是反复核对基础数据。如果手头有展位图或展馆平面图，一并提供会更高效。
除了展会基本信息，还需确认展位类型。是标准展位还是光地特装？标准展位通常有固定配置，特装展位则从零开始设计。另外，展位位置（靠墙、岛式、通道口）也会影响人流走向和展示面设计。这些信息可以在参展合同或展位确认函中找到。整理成一份简单的“展会信息摘要”，发送给服务商时就能同步开始概念设计。
品牌设计素材与展品清单
品牌设计素材是展台视觉的核心。公司Logo需提供矢量格式（如AI、EPS）以保证印刷清晰度，品牌色值（CMYK或PANTONE号）用于统一展台配色，宣传语和核心文案帮助设计师把握传达重点。产品图片则用于展示区规划——哪些产品需要重点陈列、哪些需要互动演示，都需要提前明确。建议准备一个品牌素材文件夹，按类型整理，并标注使用规范。
展品清单同样关键。列出所有需要展示的产品名称、尺寸（长宽高）、重量和数量，服务商才能评估展台承重、展柜尺寸和陈列方式。如果有特殊陈列要求，比如旋转展示、灯光强调或触摸互动，也应一并说明。对于贵重或易碎展品，还需要考虑安全防护措施。这些信息越详细，方案设计就越精准，后期修改也越少。
预算范围与目标受众
预算范围是方案筛选的重要依据。设计费、搭建费、材料费、人工费、运输费和现场服务费等构成了整体费用。明确预算区间后，服务商可以在合理范围内推荐材料等级、结构复杂度和附加功能。例如，预算充裕时可以选择定制造型和高端饰面，预算有限则可采用模块化搭建和标准化材料。建议给出一个弹性范围（如15万-20万元），而不是单一数字，这样更有调整空间。
目标受众分析决定了展台的功能侧重。如果主要面向专业买家，洽谈区和产品演示区需要优先保障；如果面向大众消费者，互动体验和品牌展示区则更关键。说明参观者的行业背景、决策角色和参观目的，服务商才能设计出真正有效的展台动线。此外，期望达成的效果——如品牌曝光、线索收集或现场签约——也会影响展台的功能布局。这些信息可以整理成一份简单的“参展目标说明”。
特殊需求与时间节点
特殊需求和时间节点是方案落地的约束条件。特殊需求包括但不限于：灯光效果（追光、染色灯）、音响设备、互动装置（触摸屏、AR/VR）、特殊材料（亚克力、金属网）以及环保要求。这些需求需要在设计阶段纳入，否则后期改动成本高。
时间节点方面，设计确认时间、搭建完成时间、展期服务时间和撤展时间必须明确。特别是进场搭建时间，很多展馆有严格的时间窗口，一旦延误可能无法进场。建议列出一份“关键时间表”，标注每个环节的截止日期。
了解服务团队与案例
最后，了解服务团队的过往案例和项目流程，有助于评估合作匹配度。可以查看同行业或同类型展位的设计案例，关注设计创意、细节处理和功能实现。同时确认服务商是否提供清晰的项目阶段划分、沟通机制和验收标准。报价方面，要求列出明细，确保无隐藏费用。如果服务商有展会现场管理的经验，也能在突发情况下提供支持。这些信息可以作为选择合作伙伴的参考依据，让后续合作更顺畅。