展会基本信息：名称、日期、地点与展位规格
参展前整理展会基本信息是项目启动的第一步。需要明确的内容包括展会全称、举办日期、具体地点以及展位面积和规格。这些信息直接影响后续的展位设计方案和搭建材料准备。例如，展位是标准9平米还是特装36平米，限高多少，是否提供电源接口等，都需提前确认。此外，参展企业还需指定一位现场联系人，提供姓名和电话，以便在布展、展期及撤展阶段及时沟通。将这些基础信息汇总在一份文档中，可以避免后续反复查询，提高协作效率。
除了基本信息，还应收集展馆方的规定文件，如搭建材料防火等级、展台高度限制、消防通道要求等。不同展馆的标准可能不同，提前获取这些文件，有助于设计团队在方案阶段就规避合规风险，减少现场整改的可能。稳贸在项目启动时，会与参展企业核对这部分资料，确保设计方案与展馆要求一致，为后续搭建打好基础。
品牌设计素材：Logo、品牌色、宣传物料
品牌设计素材是展位视觉呈现的核心，需要在设计阶段前完整提供。主要包括企业Logo的矢量文件（AI或EPS格式）、品牌色值（CMYK或Pantone号）、以及宣传物料的源文件或高清样图。如果参展企业有标准展板画面、宣传册、产品手册等，也一并汇总。素材的格式和分辨率直接影响印刷和制作效果，建议优先提供矢量文件，避免位图放大后模糊。
除了平面素材，还可整理企业宣传视频、产品演示动画等多媒体文件，用于展位上的屏幕播放。稳贸的设计团队会依据这些素材，结合展位空间规划，设计出符合品牌调性的展台方案。如果素材较多，建议按类别建立文件夹，并标注版本号和更新时间，方便双方同步。
展品清单与物流安排
展品清单是展位设计的另一项重要输入。需要列出所有计划展出的产品名称、尺寸、重量、数量以及是否需要特殊展示条件（如通电、防水、恒温等）。对于大型设备，还需提供设备尺寸图和安装要求，以便设计团队预留空间和承重结构。同时，展品的运输方式、预计到达展馆的时间、是否需要仓储服务，也需提前说明。
物流安排直接影响布展进度。参展企业需确认展品是自行运输还是委托搭建方代收，以及到达展馆后的卸货、搬运和仓储需求。如果展品分批次到达，需提供各批次的时间节点。稳贸会协助协调物流环节，确保展品按时到位，并安排现场人员配合拆箱和陈列。
预算与特殊需求说明
预算和特殊需求是项目顺利推进的保障。参展企业应提供一个总预算范围，并划分设计费、搭建费、材料费、人工费、运输费等主要费用项。如果有特殊需求，比如需要现场定制展示架、增加互动装置、安排额外的保洁服务等，也需在初期说明。稳贸会根据预算和需求，提供对应的方案和报价，确保费用透明，避免后期增项。明确这些内容后，双方可以更高效地进入执行阶段。
资料核对与流程确认
资料收集完成后，建议与稳贸的项目团队进行一次核对会议，逐项确认资料完整性和时间节点。核对内容包括：展会基本信息是否无误、品牌素材是否齐全、展品清单与物流安排是否匹配、预算和特殊需求是否已记录。同时，明确项目各阶段的沟通机制和负责人，确保信息传递顺畅。资料核对无误后，即可进入设计、搭建等后续环节，为展会成功参展打下坚实基础。